La gestion des feuilles de temps

(Article rédigé pour le compte de l’ARIHQ et partagé avec permission)

Il est plutôt rare d’appliquer le mot « gestion » à des feuilles de temps! Cependant, si on s’arrête quelques minutes, il est facile d’admettre que c’est par le biais des feuilles de temps que la résidence dépense le plus d’argent dans une année. Évidemment!

Il n’est pourtant pas rare de voir des gestionnaires s’intéresser aux factures des fournisseurs et les analyser afin de s’assurer que chaque dépense soit justifiée. Pourquoi scruter les factures, mais pas les feuilles de temps?

Les réponses les plus typiques sont : « J’ai confiance en mes employées », « Mon équipe est honnête » ou encore « C’est ma commis-comptable qui s’occupe de ça. Je ne vais pas commencer à faire son travail! »

Soumettons l’hypothèse suivante : si le vérificateur vous annonçait en privé qu’il a découvert une fraude dans les finances de votre organisation, qui serait identifiée comme la responsable ayant possiblement manqué de vigilance? La directrice, bien sûr.

Alors, pourquoi ne pas considérer qu’il doit y avoir dans votre organisation un processus qui permet d’empêcher le plus possible le genre de situation où l’on remet de l’argent à quelqu’un de façon injustifiée?

En quoi consiste un tel processus? C’est simple : la personne qui peut confirmer que les heures inscrites sur les feuilles de temps sont bel et bien des heures réellement travaillées (ou à être rémunérées) signe les feuilles de temps et les remet à la personne qui prépare la paie.

Par la suite, la personne qui prépare la paie soumet son dossier à la directrice AVANT de payer et la directrice autorise le paiement. Elle peut ainsi constater que la dépense pour la paie est « normale » (comme à toutes les paies) ou encore qu’il faudrait expliquer pourquoi le coût est plus élevé (par exemple, à cause de vacances à payer ou à cause d’heures supplémentaires, etc.).

Le résultat? Une démarche complète et l’assurance qu’au moins deux personnes peuvent, l’une ou l’autre, relever des erreurs ou des… problèmes.

Les conséquences? Vous aurez de bien meilleures chances de dépenser correctement les sommes attribuées à la masse salariale et également de bien meilleures chances pour la directrice de… dormir tranquille!

 

Si vous souhaitez approfondir ce sujet, n’hésitez pas à contacter Marie-Andrée Lambert
au malambert@centredeservices.com ou par téléphone au 438 988-4492.